Eine Klick-für-Klick-Anleitung besteht überwiegend aus Bildern. Das ist ihr Zweck: elf Screenshots, jeweils mit rotem Kasten um die Schaltfläche, die als Nächstes gedrückt wird. Genau deshalb bekommt eine Kollegin am Screenreader daraus fast nichts; der Alternativtext lautet, sofern vorhanden, elfmal "Screenshot".
Das lässt sich lösen, und für immer mehr europäische Organisationen ist es keine Kür. Welche Regel Sie bindet, hängt weniger davon ab, was Sie schreiben, als davon, wer es liest.
Offenlegung: Wir entwickeln Loopyback, ein in der EU (Belgien) gehostetes Werkzeug zur Prozessdokumentation, das screenshotlastige Anleitungen erzeugt. Wir haben also genau das Problem, das dieser Text beschreibt; weiter unten steht, was wir nicht gelöst haben.
Welches Regime Ihre Dokumentation tatsächlich erreicht
| Regime | Wen es bindet | Erfasst es interne SOPs? | Referenznorm |
|---|---|---|---|
| Richtlinie (EU) 2016/2102 (Webrichtlinie); in Deutschland § 12a BGG, BITV 2.0, dazu Landesrecht | Öffentliche Stellen | Ja, auch Intranet und Extranet; mit Bestandsregel | EN 301 549 |
| Richtlinie (EU) 2019/882 (European Accessibility Act); in Deutschland das BFSG | Anbieter gelisteter Produkte und Dienstleistungen | Nein intern, ja für Hilfeinhalte gegenüber Verbrauchern | EN 301 549 bzw. BFSGV |
| Richtlinie 2000/78/EG, Art. 5; in Deutschland vor allem § 164 Abs. 4 SGB IX | Jeder Arbeitgeber, ohne Größenschwelle | Ja, als individuelle Vorkehrungspflicht | Keine Norm, sondern ein Ergebnismaßstab |
Der Fall der öffentlichen Hand ist der stärkste und der am wenigsten bekannte. Art. 1 Abs. 4 lit. g der Webrichtlinie nimmt Inhalte von Extranets und Intranets aus, die vor dem 23. September 2019 veröffentlicht wurden, "bis solche Websites einer umfassenden Überarbeitung unterzogen werden". Umgekehrt gelesen: Was danach veröffentlicht oder wesentlich überarbeitet wurde, fällt darunter. In Deutschland greifen § 12a BGG und die BITV 2.0 für Bundesstellen, dazu eigene Regelungen der Länder. § 12a BGG nennt ausdrücklich die "für die Beschäftigten bestimmten Angebote im Intranet", und die Bundesfachstelle Barrierefreiheit vertritt die Auffassung, dass das schon seit der BGG-Novelle 2018 unmittelbar gilt. Ob die Bestandsregel für Ihre Ebene greift, prüfen Sie also besser konkret.
Der EAA ist enger, als das Marketing drumherum vermuten lässt. Er gilt seit dem 28. Juni 2025, in Deutschland über das BFSG, und erfasst gelistete Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher: elektronischen Geschäftsverkehr, Bankdienstleistungen, E-Books, Personenverkehr, Telekommunikation, bestimmte Hardware. Ihre Onboarding-SOP ist kein E-Commerce-Dienst. Fällt Ihr Produkt aber darunter, gehört die Hilfedokumentation zur Dienstleistung. Für Dienstleistungen gilt zudem eine Kleinstunternehmen-Ausnahme; ob sie auf Sie zutrifft, ist eine Frage an Ihre Rechtsabteilung, keine Annahme.
Die arbeitsrechtliche Pflicht trifft alle und kennt keine Schwelle. Art. 5 der Richtlinie 2000/78/EG verlangt angemessene Vorkehrungen, damit Menschen mit Behinderungen Zugang zur Beschäftigung haben, an ihr teilnehmen und vorankommen können, sofern das keine unverhältnismäßige Belastung ist. Konkretester deutscher Anknüpfungspunkt ist § 164 Abs. 4 SGB IX: Schwerbehinderte und gleichgestellte Beschäftigte haben Anspruch auf behinderungsgerechte Gestaltung von Arbeitsstätte, Arbeitsplatz, Arbeitsumfeld und Arbeitsorganisation sowie auf die erforderlichen technischen Arbeitshilfen, begrenzt durch Zumutbarkeit und unverhältnismäßige Aufwendungen. Ob sich für andere Beschäftigte Vergleichbares aus AGG oder Arbeitsvertrag ergibt, klären Sie besser arbeitsrechtlich. Wenn jemand der SOP nicht folgen kann, an der alle gemessen werden, wird der Streit hier geführt, nicht an einer harmonisierten Norm.
Was die EN 301 549 von Dokumentation verlangt
Die EN 301 549 gilt vielen als "die WCAG der EU"; Kapitel 9 bildet Webinhalte auf WCAG 2.1 Stufe AA ab. Zwei Kapitel sprechen direkt über Dokumentation und werden meist übersehen:
- 12.1.2 verlangt Produktdokumentation entweder in einem Webformat nach Kapitel 9 oder in einem Nicht-Webformat nach Kapitel 10.
- 12.2.4 überträgt dieselbe Anforderung auf Dokumentation von Unterstützungsdiensten.
Praktisch: Ein PDF voller Screenshots erfüllt beides nicht, solange es nicht getaggt und strukturiert ist. Der PDF-Export macht Dokumentation nicht barrierefrei, sondern die spätere Korrektur schwerer.
Vier Fehler, die für Screenshot-Anleitungen typisch sind
1.1.1 Nicht-Text-Inhalte. Jeder Screenshot braucht eine Textalternative mit derselben Information. "Screenshot der Einstellungsseite" ist ein Dateiname, keine Alternative. Was funktioniert: den Schritttext so schreiben, dass der Screenshot ihn nur bestätigt, und dekorative Bilder als dekorativ auszeichnen.
1.4.5 Bilder von Text. Eine Anleitung, die die Feldbezeichnung nur im Bild führt, fällt durch. Steht im Schritttext "auf Speichern klicken", ist das Bild Illustration und alles in Ordnung.
1.4.3 Kontrast. Die Annotationsfarbe ist die häufigste Falle. Ein dünner hellroter Rahmen auf hellgrauer Oberfläche ist für viele unsichtbar und verschwindet im Graustufendruck ganz. Kombinieren Sie Farbe mit Form oder Nummer.
1.3.1 und 2.4.6, Struktur und Überschriften. Nummerierte Schritte brauchen echtes Markup einer geordneten Liste, keine fetten Absätze mit Ziffern davor. Die billigste Korrektur hier und die, die am häufigsten unterbleibt.
Der Nebeneffekt: Wer den Alternativtext schreibt, zwingt den Schritttext dazu, allein zu stehen. Das macht die Anleitung für alle besser, außerdem übersetzbar und durchsuchbar. Wer ohnehin mehrsprachige SOPs pflegt, hat die halbe Arbeit getan; wie viel davon schon bei der Bildschirmaufnahme entschieden wird, unterschätzen viele.
Wo Barrierefreiheit und DSGVO in dieselbe Richtung ziehen
Guter Alternativtext beschreibt die Funktion des Bildschirms, nicht seinen Inhalt. "Die Nutzerliste, oben rechts die Schaltfläche Einladen" ist der bessere Alternativtext und enthält weniger personenbezogene Daten als die elf Namen aus der Tabelle. Das erfüllt WCAG 1.1.1 und stützt die Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Behandeln Sie Anleitungen ohnehin als gelenkte Dokumente, wird Barrierefreiheit zur Eigenschaft der Vorlage statt zur Aufgabe je Dokument. Mehr dazu im Beitrag zu dokumentierter Information nach ISO 9001 Abschnitt 7.5.
Was Loopyback leistet
Wir erzeugen den Schritttext automatisch aus den aufgezeichneten Aktionen, sodass jeder Schritt eine echte Textebene hat statt eines nackten Bildes. Die Exporte nach HTML und Markdown behalten Schritte als geordnete Liste, und die Schwärzung läuft im Browser vor dem Upload. Preise in Euro: kostenloser Plan, 16 € pro Monat für Einzelpersonen, 24 € pro Platz für Teams.
Was Loopyback nicht leistet
Wir erzeugen keine Alternativtexte in WCAG-Qualität und behaupten das auch nicht. Unsere automatischen Beschreibungen leiten sich aus dem angeklickten Element ab, das ist ein Ausgangspunkt und keine Konformitätsaussage. Unser PDF-Export ist kein getaggtes, barrierefreies PDF; halten Sie die Quelle deshalb in HTML oder Markdown. Für eine förmliche Erklärung zur Barrierefreiheit nach Art. 7 der Webrichtlinie, in Deutschland nach § 12b BGG und § 7 BITV 2.0, ist die HTML-Ausgabe der belastbarere Weg. Prüfen Sie das selbst.
Häufige Fehler
Ein Overlay-Widget kaufen, statt den Inhalt zu reparieren. Ein Overlay kann keinen Alternativtext für einen Screenshot erfinden, den es nie gesehen hat. Mehrere europäische Fachstellen äußern sich zu solchen Versprechen offen skeptisch.
Die Intranet-Startseite prüfen, nicht die Dokumente darauf. Die Navigation besteht den Test, die Anleitungen fallen durch, und gebraucht werden Letztere.
Die Erklärung zur Barrierefreiheit für das Ergebnis halten. Sie muss nicht barrierefreie Inhalte benennen und einen Feedback-Mechanismus bieten; in Deutschland gehört der Hinweis auf das Schlichtungsverfahren nach § 16 BGG dazu. Eine ehrliche Erklärung mit Maßnahmenplan ist mehr wert als eine geschönte.
Auf eine Beschwerde warten. Die individuelle Vorkehrungspflicht ist reaktiv angelegt. Ein Bestand, der nur für sehende Maus-Nutzer funktioniert, bleibt aber ein Dauerzustand.
FAQ
Wir sind ein privates Unternehmen. Bindet davon etwas unsere internen SOPs?
Die Webrichtlinie nicht, das BFSG sehr wahrscheinlich auch nicht. Art. 5 der Richtlinie 2000/78/EG und, für schwerbehinderte und gleichgestellte Beschäftigte, § 164 Abs. 4 SGB IX schon, im Einzelfall. Außerdem geben öffentliche Auftraggeber solche Anforderungen über die Vergabe weiter; die Pflicht kommt dann per Vertrag.
Ist das Ziel WCAG 2.1 AA oder 2.2?
Referenz im EU-Recht ist die EN 301 549; die im Amtsblatt veröffentlichte Fassung V3.2.1 bildet Kapitel 9 auf WCAG 2.1 Stufe AA ab. WCAG 2.2 ergänzt Kriterien, die man sinnvollerweise mitnimmt, bewertet wird aber gegen die harmonisierte Norm. Prüfen Sie vor jeder Zusage, welche Fassung Ihre Regelung nennt.
Wie rüsten wir mehrere hundert bestehende Anleitungen nach?
Nicht alphabetisch. Priorisieren Sie nach Zugriffen und Konsequenz: zuerst die Sicherheitsunterweisung und die zehn meistgeöffneten Anleitungen. Danach die Vorlage reparieren, damit alles Neue konform beginnt.
Zählt automatisch erzeugter Alternativtext?
Als Entwurf. Eine aus dem Klickziel abgeleitete Beschreibung kann nicht wissen, welche Information das Bild hier transportieren soll. Sie ist ein Platzhalter, den ein Mensch bestätigt, nie eine Konformitätsaussage.
Gründer von Loopyback
Daan ist der Gründer von Loopyback, einem belgischen Werkzeug, das Arbeitsabläufe in Schritt-für-Schritt-Anleitungen verwandelt. Er schreibt über Dokumentation, SOPs und Wissenssicherung.