Betriebsrat und Mitbestimmung bei der Einführung von Dokumentationssoftware

Die Sicherheitsprüfung ist durch, der Datenschutzbeauftragte hat zugestimmt, der Einkauf hat den Vertrag auf eine vernünftige Zahl gebracht. Dann fragt jemand im Betriebsrat, ob das neue Dokumentationswerkzeug aufzeichnet, was Beschäftigte am Bildschirm tun. Der Pilot steht vier Monate still.

Fast niemand in dieser Softwarekategorie schreibt darüber, weil die marktführenden Anbieter amerikanisch sind und ihr Heimatmarkt keine vergleichbare Pflicht kennt. In Deutschland kommt die Mitbestimmungsfrage vor der Produktfrage.

Offenlegung: Wir entwickeln Loopyback, ein in der EU gehostetes Dokumentationswerkzeug mit einer Browser-Erweiterung, die Klicks und Screenshots aufzeichnet, sobald die Nutzerin eine Aufnahme startet. Das ist eine Regel, unter der wir selbst stehen. Rechtsberatung ist dieser Text nicht: Er soll Ihnen helfen, Rechtsabteilung und Betriebsrat früh die richtigen Fragen zu stellen.

§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: warum ein Dokumentationswerkzeug erfasst ist

Der Reflex lautet: Das kann nicht greifen, die Mitarbeiterin drückt selbst auf Aufnahme, nimmt ihren eigenen Bildschirm auf, und heraus kommt eine Anleitung. Niemand wird überwacht. Der Reflex verkennt den gesetzlichen Prüfmaßstab.

§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die "dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen". Das Wort "bestimmt" liest die Rechtsprechung seit Langem nicht als Absicht, sondern als objektive Eignung. Erfasst ist eine Einrichtung schon dann, wenn sie objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen zu erheben oder aufzuzeichnen. Auf eine subjektive Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es nicht an. Das BAG hat diesen Maßstab am 16. Juli 2024 bestätigt (1 ABR 16/23).

Ein Werkzeug, das eine zeitgestempelte Klickfolge und Screenshots erzeugt, die einer namentlich bekannten Person zuzuordnen sind, ist objektiv geeignet, Verhaltensinformationen zu liefern. Ob Sie es je so verwenden würden, ist eine andere Frage als die, ob die Norm greift.

Betriebsvereinbarung, Einigungsstelle, Unterlassungsanspruch

Ausgeübt wird das Mitbestimmungsrecht durch eine Betriebsvereinbarung, die den Einsatz regelt: Zweck, erfasste Daten, Zugriffsberechtigungen, Löschfristen, Auswertungsverbote.

Kommt keine Einigung zustande, entscheidet nach §87 Abs. 2 BetrVG die Einigungsstelle, deren Spruch die Einigung der Betriebsparteien ersetzt. Folgenreicher ist die andere Seite: Führen Sie das System ohne Beteiligung ein, kann der Betriebsrat gerichtlich Unterlassung der Nutzung verlangen und damit einen laufenden Rollout stoppen. Rechnen Sie das gegen die vier bis acht Wochen, die ein vorbereitetes Beteiligungsverfahren kostet.

Die unsichere Rechtsgrundlage, ehrlich benannt

Die Mitbestimmung ist das eine, die datenschutzrechtliche Erlaubnis das andere. Hier ist die Lage in Deutschland unbefriedigend, und das sollten Sie wissen, bevor Sie eine Betriebsvereinbarung darauf aufbauen.

§26 Abs. 1 BDSG gilt seit dem Urteil des EuGH vom 30. März 2023 (C-34/21) weithin als nicht mehr anwendbar. Ein Beschäftigtendatengesetz wurde im Oktober 2024 als Entwurf vorgelegt und nicht weiterverfolgt, ein neuer Anlauf läuft. Der Stand ändert sich, prüfen Sie ihn vor der Unterschrift.

Dazu kommt der EuGH vom 19. Dezember 2024 (C-65/23): Eine Betriebsvereinbarung, die als Rechtsgrundlage dient, muss selbst den Anforderungen der DSGVO genügen, insbesondere Art. 5, 6 und 9, und die Gerichte prüfen die Erforderlichkeit vollständig nach. Die Betriebsparteien können also nicht wirksam vereinbaren, was die DSGVO nicht trägt. Stützen Sie die Verarbeitung deshalb dokumentiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit einer schriftlichen Interessenabwägung, und bauen Sie die Betriebsvereinbarung so, dass sie diese Abwägung konkretisiert statt sie zu ersetzen.

Was in anderen europäischen Ländern gilt

Beim Rollout über die deutsche Gesellschaft hinaus ändert sich der Name des Gremiums, die Pflicht bleibt. Bemerkenswert ist der niederländische Wortlaut, weil er den deutschen Maßstab spiegelt: Art. 27 Abs. 1 lit. l WOR erfasst Einrichtungen, die auf die Beobachtung von Anwesenheit, Verhalten oder Leistung "gerichtet oder dafür geeignet" sind.

Außerhalb dieser fünf Länder setzt die Richtlinie 2002/14/EG den Mindeststandard.

Hilft es, dass die Beschäftigten selbst auf Aufnahme drücken?

Für das Ergebnis ja, für das Verfahren nein.

Zur mitarbeiterinitiierten Aufnahme des eigenen Bildschirms gibt es keine veröffentlichte Entscheidung. Wer hier mit Sicherheit antwortet, rät. Die Selbstauslösung ist ein schwaches Argument dafür, dass nichts geschuldet ist, und ein starkes dafür, was in der Vereinbarung stehen sollte. Ein Betriebsrat, der eine stille Hintergrundüberwachung bekämpfen würde, stimmt einem Werkzeug mit bewusstem Aufnahmestart meist zügig zu, sofern die Vereinbarung eng gefasst ist.

Eine Einwilligung schafft sie nicht. Die Stellungnahme 2/2017 der Artikel-29-Datenschutzgruppe ist deutlich: Beschäftigte können eine Einwilligung praktisch nie frei erteilen, verweigern oder widerrufen.

Was in die Betriebsvereinbarung gehört

1. Schriftliche Zweckbindung: Aufnahmen dienen der Erstellung von Arbeitsanweisungen, mit ausdrücklichem Verbot der Leistungs- und Verhaltenskontrolle.

2. Keine Zusammenführung über Beschäftigte hinweg und kein Dashboard darüber, wer wie oft aufgezeichnet hat.

3. Kontrolle bei der Nutzerin: Start nur durch bewusste Handlung, Prüfen und Löschen vor der Freigabe.

4. Schwärzung als Voreinstellung für personenbezogene Daten in Screenshots, eigene wie Kundendaten.

5. Löschfristen für Aufnahmen und Anleitungsversionen.

6. Speicherort und Unterauftragsverarbeiter, namentlich benannt.

Der letzte Punkt ist die ehrliche Fassung unseres Verkaufsarguments: Hosting in Belgien erspart Ihnen das Kapitel Drittlandtransfer, befreit aber niemanden von §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Brauchen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Wahrscheinlich ja, der Fall liegt aber wirklich an der Grenze. Die "Muss-Liste" der Datenschutzkonferenz verlangt eine "umfangreiche" Verarbeitung von Beschäftigtendaten, was eine gelegentliche, von der Nutzerin ausgelöste Aufnahme nicht ohne Weiteres erfüllt. Für die französische und die niederländische Liste gilt Ähnliches.

Nach den Kriterien der WP248 rev.01 trifft das Werkzeug jedoch Kriterium 7, weil Beschäftigte wegen des Machtungleichgewichts ausdrücklich als schutzbedürftige Betroffene genannt sind, und Kriterium 8, innovative Nutzung neuer Technologien. Zwei Kriterien sprechen nach der Faustregel für eine DSFA. Machen Sie sie, der Betriebsrat fragt ohnehin danach. Unser Beitrag zum Dokumentieren von Sicherheitsverfahren unter NIS2 behandelt das benachbarte Problem, dass die Dokumentation selbst schützenswert ist.

Häufige Fehler

Den Betriebsrat erst nach der Unterschrift einbeziehen. Die Mitbestimmung greift bei Einführung und Anwendung, in Frankreich muss die Konsultation sogar der Entscheidung vorausgehen.

Den Pilotbetrieb für ausgenommen halten. Ein Pilot mit 20 Personen ist eine Einführung der Technik.

Sich auf die Einwilligung stützen. Der häufigste Fehler und der, den eine Aufsichtsbehörde am schnellsten erkennt.

Die deutsche Lage für stabil halten. §26 Abs. 1 BDSG, das ausstehende Beschäftigtendatengesetz und C-65/23 bewegen sich. Bauen Sie so, dass die Verarbeitung allein auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO trägt.

Den Speicherort zu spät klären. Lautet die Antwort US-Region, kommt zur Mitbestimmungsdiskussion eine Drittlandsdiskussion. Die Anbieterfragen stehen im Vergleich europäischer SOP- und Dokumentationssoftware.

Was Loopyback nicht leistet

Wir bieten keine stille Aufnahme im Hintergrund. Eine Administratorin kann keine Aufnahme auf einem fremden Bildschirm starten. Es gibt keine Erfassung von Leerlaufzeiten, keine Aktivitätsauswertung und kein Nutzungs-Dashboard je Beschäftigtem. Das ist eine Produktentscheidung, und sie kostet uns Abschlüsse.

Wir liefern keine juristisch geprüfte Muster-Betriebsvereinbarung und sind keine Arbeitsrechtskanzlei. Was wir leisten: die Sachfragen des Betriebsrats vorab schriftlich beantworten.

FAQ

Unser Betriebsrat hat noch nie eine Browser-Erweiterung geprüft. Was braucht er?

Eine Beschreibung, was wann erfasst wird, den Datenfluss vom Browser zum Server samt Land, die Löschregel, die Liste der Zugriffsberechtigten, die DSFA und den Entwurf der Zweckbindung. Alle sechs zum ersten Termin mitzubringen verkürzt das Verfahren mehr als alles andere.

Wir haben 30 Beschäftigte und keinen Betriebsrat. Sind wir raus?

§87 BetrVG setzt einen bestehenden Betriebsrat voraus. Ohne Gremium gibt es kein Mitbestimmungsrecht auszuüben. Die Pflichten aus der DSGVO gelten unabhängig von der Betriebsgröße weiter.

Erspart uns ein EU-gehostetes Werkzeug das Beteiligungsverfahren?

Nein. Der Speicherort ist eine datenschutzrechtliche Frage, die Mitbestimmung eine betriebsverfassungsrechtliche.

Was, wenn wir nur eine Abteilung dokumentieren?

Die Pflicht knüpft an die Einführung der Technik an, nicht an ihren Umfang; die belgische CAO Nr. 39 ist mit ihrer Schwelle die teilweise Ausnahme. Eine Beschränkung des Anwendungsbereichs gehört in die Vereinbarung, ersetzt das Verfahren aber nicht.

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Wenn es hilft, beantworten wir den Fragenkatalog Ihres Betriebsrats schriftlich, bevor Sie sich festlegen. Für einen Pilotbetrieb reicht der kostenlose Tarif, bezahlte Tarife beginnen bei 16 Euro pro Monat, 24 Euro je Platz für Teams. Details unter Preise.