Die meisten SOP- und Dokumentationstools werden in den USA entwickelt — und für viele europäische Teams ist genau das das entscheidende Detail beim Kauf. Ihre Anleitungen enthalten Screenshots echter Kundendaten, interner Systeme und Mitarbeiterdaten. Unter der DSGVO sind Sie dafür verantwortlich, wo diese Daten liegen und wer darauf zugreifen kann.
Dieser Vergleich betrachtet Dokumentationstools aus europäischer Sicht: Wo werden Ihre Daten gehostet, was passiert mit personenbezogenen Daten in Screenshots, und was kostet es? Volle Transparenz: Wir entwickeln Loopyback, das erste Tool der Liste — es entstand genau aus dem Wunsch nach einer europäischen Antwort auf diese Kategorie. Wir verlinken jede Alternative, damit Sie selbst urteilen können.
Der Vergleich auf einen Blick
| Tool | EU-Datenstandort | Auto-PII-Schwärzung | Kostenloser Plan | Preismodell |
|---|---|---|---|---|
| Loopyback | ✓ Entwickelt in Belgien, gehostet in der EU | ✓ Automatisch | ✓ | 16 €/Monat, Teams 24 €/Sitz |
| Scribe | US-gehostetes SaaS | Bezahlte Stufen | ✓ | Abo pro Nutzer |
| Tango | US-gehostetes SaaS | Eingeschränkt | ✓ (begrenzt) | Abo pro Nutzer |
| Guidde | US-gehostetes SaaS | ✗ (Video-first) | ✓ | Abo pro Nutzer |
| ScreenSteps | US-gehostetes SaaS | ✗ | ✗ | Plattformvertrag |
| Folge | Desktop-App, Daten bleiben lokal | Manuelles Unkenntlichmachen | Testversion | Einmalige Lizenz |
1. Loopyback — die europäische Option
Loopyback wird in Belgien entwickelt und in der Europäischen Union gehostet. Es erfasst einen Arbeitsablauf Klick für Klick und macht daraus eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots — oder generiert die Anleitung aus einem einfachen Satz. Zwei Punkte sind für europäische Teams besonders wichtig: Ihre Daten verlassen die EU nicht, und E-Mail-Adressen, Kartennummern und Telefonnummern werden automatisch geschwärzt, bevor eine Anleitung geteilt wird — genau der häufigste DSGVO-Fehler in der Prozessdokumentation. Anleitungen lassen sich als PDF, Markdown und HTML in über 10 Sprachen exportieren. Details im SOP-Creator.
Ehrliche Einschränkung: Loopyback ist browser-first (Chrome-Erweiterung); eine native Desktop-Aufnahme gibt es noch nicht.
2. Scribe — ausgereift, US-gehostet
Scribe ist der bekannteste Name der Klick-für-Klick-Erfassung, mit reifer Vorlagengalerie und Teamfunktionen. Für europäische Käufer sind die Prüfpunkte der Datenstandort (US-SaaS) und die Tatsache, dass die Screenshot-Schwärzung höheren Tarifen vorbehalten ist.
3. Tango — geführte Walkthroughs, US-gehostet
Tango setzt auf interaktive Führung in der Anwendung statt auf dokumentbasierte SOPs. Stark für Software-Adoption; schwächer für exportierbare Dokumentation, und ebenfalls US-gehostet.
4. Guidde — Video-first
Guidde erzeugt vertonte Anleitung-Videos mit KI-Voiceover. Bevorzugt Ihr Team Video, ist es die stärkste Option — aber Video lässt sich schwerer schwärzen, übersetzen und aktuell halten, und sichtbare personenbezogene Daten bekommt man nachträglich kaum entfernt.
5. ScreenSteps — die Enterprise-Wissensdatenbank
ScreenSteps ist eine vollständige Wissensdatenbank-Plattform für Contact-Center und regulierte Branchen. Schwerer und entsprechend bepreist; Datenstandort und Verarbeitung sind Vertragsfragen.
6. Folge — die lokale Desktop-Alternative
Folge geht einen anderen Weg: eine Desktop-App mit Einmallizenz, bei der Aufnahmen auf dem eigenen Rechner bleiben. Maximale Datenkontrolle, aber ohne Cloud-Sharing, Team-Arbeitsbereiche und automatische Schwärzung (Unkenntlichmachen ist Handarbeit).
So wählen Sie als europäisches Team
- Daten dürfen die EU nicht verlassen: Loopyback (EU-gehostet) oder Folge (bleibt auf dem Gerät).
- Sie teilen Anleitungen mit Kunden: Automatische PII-Schwärzung erspart das manuelle Bearbeiten jedes Screenshots. Das ist die Kernstärke von Loopyback.
- Sie brauchen vor allem In-App-Walkthroughs: Tango, mit dem Vorbehalt zum Datenstandort.
- Fragen Sie jeden US-Anbieter vor dem Rollout nach DPA, Subprozessoren-Liste und EU-Hosting-Optionen.
Häufige Fragen
Ist die Nutzung eines US-Tools DSGVO-konform möglich? Ja, mit dem richtigen DPA und Garantien — aber die Compliance-Last liegt bei Ihnen. Ein EU-gehostetes Tool eliminiert die Transferfrage vollständig.
Warum ist PII-Schwärzung in SOPs wichtig? Screenshots enthalten fast immer echte Daten: Kundennamen, E-Mails, Bestellnummern. Sie ungeschwärzt zu teilen ist ein Datenleck. Automatische Schwärzung löst das bereits bei der Aufnahme.
Was kostet SOP-Software? Freemium ist die Norm. Bezahlte Pläne kosten 15-30 € pro Nutzer und Monat; Loopyback kostet 16 € (Personal) bzw. 24 € pro Sitz (Teams), mit kostenlosem Einstiegsplan.
Gründer von Loopyback
Suleyman ist der Gründer von Loopyback, einem belgischen Werkzeug, das Arbeitsabläufe in Schritt-für-Schritt-Anleitungen verwandelt. Er schreibt über Dokumentation, SOPs und Wissenssicherung.