Un guide pas à pas, c'est surtout des images : onze captures d'écran avec un cadre rouge autour du bouton à cliquer. C'est aussi pourquoi un collègue qui utilise un lecteur d'écran n'en tire rien — l'alternative textuelle, quand elle existe, répète onze fois « capture d'écran ». La règle qui vous engage dépend moins de ce que vous écrivez que de qui vous lit.
Transparence : nous éditons Loopyback, un outil de documentation de processus hébergé en Europe qui produit exactement ce type de guides. Nous avons donc le problème décrit ici, et nous disons plus bas ce que nous n'avons pas résolu.
Quel régime atteint vraiment votre documentation
| Régime | Qui est visé | Atteint-il les procédures internes ? | Norme |
|---|---|---|---|
| Directive (UE) 2016/2102, accessibilité du web public | Organismes du secteur public | Oui pour intranets et extranets, sous réserve d'une clause d'antériorité | EN 301 549 |
| Directive (UE) 2019/882, European Accessibility Act | Opérateurs des produits et services listés | Non pour la documentation interne ; oui pour le support aux consommateurs | EN 301 549 |
| Directive 2000/78/CE, article 5 | Tout employeur, sans seuil | Oui, au titre de l'aménagement raisonnable individuel | Aucune, appréciation au cas par cas |
Le secteur public : le cas le plus solide et le moins connu. L'article 1er, paragraphe 4, point g) de la directive 2016/2102 exclut les intranets et extranets publiés avant le 23 septembre 2019 « jusqu'à ce que ces sites internet fassent l'objet d'une révision en profondeur » : une page révisée depuis cette date entre donc dans le champ. En France, la transposition passe par l'article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 et le décret n° 2019-768, avec le RGAA comme référentiel. Elle vise nommément intranets, extranets et progiciels, et pas seulement les personnes publiques : les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel moyen réalisé en France dépasse 250 millions d'euros y sont aussi soumises.
Deux livrables en découlent : la déclaration d'accessibilité (état de conformité, contenus non conformes, dispositif de signalement) et le schéma pluriannuel de mise en accessibilité, d'une durée maximale de trois ans, décliné en plans d'actions annuels. L'Arcom en assure le contrôle depuis l'ordonnance n° 2023-859 du 6 septembre 2023 et fait état de plafonds de sanction de 50 000 € et 25 000 € selon l'obligation en cause.
L'EAA est plus étroit que la communication qui l'entoure. Il s'applique depuis le 28 juin 2025 à une liste de produits et services destinés aux consommateurs : commerce en ligne, banque de détail, livres numériques, transport de voyageurs, communications électroniques, certains matériels. Côté français, la transposition repose sur l'article 16 de la loi n° 2023-171 du 9 mars 2023, l'ordonnance n° 2023-859 et le décret n° 2023-931. Votre procédure d'intégration interne n'est pas un service de commerce en ligne ; mais si votre produit est dans le champ, la documentation d'aide que lisent vos clients en fait partie.
L'obligation en emploi vise tout le monde, sans seuil. L'article 5 de la directive 2000/78/CE impose des mesures appropriées pour qu'une personne handicapée puisse accéder à un emploi, le conserver et y progresser, sauf charge disproportionnée. L'article L5213-6 du Code du travail précise que le refus de telles mesures peut être constitutif d'une discrimination. Si un collègue ne peut pas suivre la procédure sur laquelle tout le monde est évalué, c'est là que se situe le débat.
Ce que l'EN 301 549 demande à la documentation
Le chapitre 9 aligne les contenus web sur WCAG 2.1 niveau AA. Deux clauses visent la documentation et sont régulièrement oubliées : 12.1.2, qui exige un format web conforme au chapitre 9 ou un format non web conforme au chapitre 10, et 12.2.4, qui étend l'exigence à la documentation des services d'assistance. Un PDF rempli de captures ne satisfait ni l'une ni l'autre, sauf s'il est balisé et structuré. Exporter en PDF ne rend rien accessible : cela rend surtout la reprise plus coûteuse.
Quatre défauts propres aux guides à captures d'écran
1.1.1, contenu non textuel. Chaque capture a besoin d'une alternative qui transmet la même information. « Capture d'écran de la page Paramètres » est un nom de fichier, pas une alternative. Ce qui marche : rédiger l'étape pour que la capture la confirme au lieu de la porter, puis marquer les images purement illustratives comme décoratives.
1.4.5, images de texte. Un guide qui place le libellé du champ uniquement dans l'image échoue. Si le texte dit « cliquez sur Enregistrer », l'image redevient une illustration.
1.4.3, contraste. La couleur des annotations est le piège habituel : un cadre rouge clair et fin sur une interface gris clair est invisible pour beaucoup de gens et disparaît en niveaux de gris. Combinez la couleur avec une forme ou un numéro.
1.3.1 et 2.4.6, structure et titres. Les étapes numérotées doivent être un vrai balisage de liste ordonnée, pas des paragraphes en gras précédés de chiffres tapés à la main. Correction la moins chère de la liste, et la plus souvent négligée.
Rédiger l'alternative oblige l'étape à tenir debout seule, ce qui rend le guide traduisible, indexable et lisible sur téléphone : si vous produisez déjà des procédures multilingues, la moitié du travail est faite. Décrire la fonction de l'écran plutôt que son contenu sert au passage la minimisation du RGPD, et traitée au niveau du modèle, l'accessibilité devient une propriété du système documentaire.
Ce que Loopyback fait et ne fait pas
Nous générons le texte des étapes à partir des actions enregistrées : chaque étape a une vraie couche textuelle, et les exports HTML et Markdown conservent les étapes en liste ordonnée. Le floutage s'exécute dans le navigateur avant l'envoi. Tarifs en euros : offre gratuite, 16 € par mois en individuel, 24 € par utilisateur pour les équipes.
Ce que nous ne faisons pas : générer des alternatives textuelles de qualité WCAG. Nos descriptions automatiques dérivent de l'élément cliqué ; c'est un point de départ, pas une déclaration de conformité. Notre export PDF n'est pas un PDF balisé accessible. Pour une déclaration au sens de l'article 7 de la directive 2016/2102, la voie défendable aujourd'hui est la sortie HTML, à tester vous-même plutôt qu'à croire sur parole.
Erreurs fréquentes
Acheter une surcouche d'accessibilité au lieu de corriger le contenu. Elle ne peut pas inventer l'alternative d'une capture qu'elle n'a jamais vue, et plusieurs acteurs publics européens ont exprimé leurs réserves sur ce type de promesse.
Auditer la page d'accueil de l'intranet et pas les documents qui s'y trouvent. La navigation passe, les guides échouent, et ce sont les guides dont les gens ont besoin.
Traiter la déclaration d'accessibilité comme le livrable. L'article 7 exige qu'elle décrive les contenus non accessibles et ouvre un mécanisme de retour ; une déclaration honnête avec plan de correction vaut mieux qu'une déclaration optimiste.
Considérer le PDF comme un format d'archivage sûr. Un PDF non balisé est difficile à reprendre : gardez la source en HTML ou en Markdown.
Attendre une réclamation. L'aménagement raisonnable est réactif par construction, mais un corpus lisible seulement par des utilisateurs voyants à la souris est un état permanent, pas un incident.
FAQ
Nous sommes une entreprise privée. Nos procédures internes sont-elles concernées ?
Vérifiez d'abord le champ de l'article 47, au regard du seuil de 250 millions d'euros. L'EAA, presque certainement pas. L'article 5 de la directive 2000/78/CE et l'article L5213-6 s'appliquent, eux, sur une base individuelle. Les acheteurs publics répercutent par ailleurs des exigences d'accessibilité dans leurs marchés : la contrainte peut arriver par un contrat plutôt que par un régulateur.
La cible, c'est WCAG 2.1 AA ou 2.2 ?
L'EN 301 549 est la référence en droit de l'Union et sa version publiée aligne le chapitre 9 sur WCAG 2.1 niveau AA ; le RGAA s'appuie sur cette base. WCAG 2.2 ajoute des critères raisonnables à adopter, mais la conformité s'apprécie au regard de la norme harmonisée : vérifiez la version citée dans votre transposition avant de vous engager.
Comment reprendre des centaines de guides existants ?
Pas par ordre alphabétique. Classez par trafic et par conséquence : la consigne de sécurité et les dix guides les plus ouverts d'abord. Corrigez ensuite le modèle, pour que tout ce qui sera écrit le mois prochain parte conforme.
Les alternatives générées automatiquement comptent-elles ?
Comme brouillon. Une description dérivée d'une cible de clic ne peut pas savoir quelle information l'image doit transmettre dans ce contexte. C'est un texte provisoire qu'un humain confirme, jamais une déclaration de conformité.
Fondateur de Loopyback
Daan est le fondateur de Loopyback, un outil belge qui transforme les workflows en guides étape par étape. Il écrit sur la documentation, les SOP et le partage du savoir.