Meertalige SOP's voor Europese teams: wat de wet eist en wat machinevertaling mist

De meeste Europese teams draaien intern op Engels. Slack is Engels, het handboek is Engels, en de nieuwe collega in Lissabon of Gdansk leest de hele dag Engels zonder te klagen. Dan voelt het logisch om ook de SOP''s in het Engels te houden.

Voor veel documentatie is dat prima. Voor het deel dat iemand vertelt wat hij moet doen, is het niet altijd jouw keuze.

Dit is een praktische gids voor procesdocumentatie in meer dan één taal binnen Europa: wat de wet echt vraagt, waar machinevertaling stilletjes faalt, en hoe je voorkomt dat vijf taalversies uit elkaar lopen. Volledige openheid: wij bouwen Loopyback, een in de EU gehoste documentatietool die gidsen vertaalt naar 10+ talen, dus wij hebben hier belang bij. De leveranciersvragen verderop mag je ook aan ons stellen.

De ondergrens is nationaal, niet Europees

Er bestaat geen EU-brede regel die zegt dat interne documentatie in een lokale taal moet. De verplichtingen zijn nationaal, en ze raken één categorie: documenten die verplichtingen opleggen aan een werknemer, of die hij nodig heeft om zijn werk te doen.

België. Taalgebruik tussen werkgever en werknemer is gewestelijk geregeld. In Vlaanderen eist het Taaldecreet van 19 juli 1973 Nederlands, in Wallonië Frans, in Brussel de taal van de werknemer. De Vlaamse sanctie is nietigheid: het document wordt behandeld alsof het nooit bestaan heeft, en de werkgever draagt de gevolgen, niet de werknemer. Een vertaling naast de officiële versie mag en is de normale uitweg.

Nederland. Er is geen taaldecreet, en dat verleidt teams tot de conclusie dat taal geen thema is. Dat klopt niet helemaal. Artikel 8 van de Arbowet verplicht doeltreffende voorlichting en onderricht, en de RI&E-praktijk gaat ervan uit dat instructies begrijpelijk zijn voor wie ze moet volgen. Een Engelstalige veiligheidsinstructie voor een productieploeg die geen Engels leest, voldoet daar niet aan. Geen nietigheid dus, maar wel een aansprakelijkheidsrisico bij een ongeval.

Frankrijk. Relevant zodra je een Franse vestiging of Franse werknemers hebt. Artikel L.1321-6 Code du travail eist dat elk document met verplichtingen voor de werknemer in het Frans is opgesteld. De sanctie is doorgaans geen boete maar inopposabilité: je kunt het document niet afdwingen.

Machines en veiligheid. De Kaderrichtlijn (89/391/EEG) vraagt om passende voorlichting, wat in de praktijk begrijpelijk betekent. Vanaf januari 2027 eist Verordening (EU) 2023/1230 dat machine-instructies in een taal zijn die gebruikers gemakkelijk begrijpen, bepaald door de lidstaat waar de machine op de markt komt.

Kort samengevat: je technische runbook mag Engels blijven. Je sanctiebeleid, je veiligheidsinstructies en alles wat een verplichting oplegt waarschijnlijk niet, zeker niet in België en Frankrijk.

Wat de tools daadwerkelijk doen

Twee dingen vallen op. Vertaling zit bij de twee bekendste tools op enterprise-niveau, precies buiten bereik van het ops-team van twaalf mensen dat het Vlaamse of Franse probleem daadwerkelijk heeft. En niemand vertaalt de pixels.

Over die laatste kolom: dit is geen beschuldiging. Hosting in de VS is een normale commerciële keuze, geen gebrek. Het is simpelweg extra papierwerk: een doorgiftemechanisme, een getekende verwerkersovereenkomst en een sub-processorlijst die je echt gelezen hebt. Vraag aan elke leverancier, ook aan ons, welke vertaalmachine achter die knop zit.

Het screenshotprobleem dat niemand oplost

Elke tool in die tabel vertaalt de staptekst en laat het screenshot in de brontaal staan. Je houdt een Nederlandstalige procedure over met Engelse schermen, precies de situatie die de taalregels wilden voorkomen: de woorden zijn in orde, dat waar de medewerker naar kijkt niet.

Er is geen slimme oplossing. Gebruikt je team in Antwerpen het ERP in het Nederlands, dan moet de Nederlandse gids op die Nederlandse interface worden opgenomen. Twee keer vastleggen dus, niet één keer vertalen. Reserveer daar budget voor bij de handvol gidsen waar het uitmaakt, en accepteer Engelse screenshots bij de rest.

Vertalen is een verwerking

Een gids laten vertalen betekent de tekst ervan naar een engine ergens sturen. Staat er in een stapbeschrijving nog een klantnaam die de redactie overleefd heeft, dan gaat die mee.

Vier vragen die de moeite waard zijn:

• Welke vertaalengine wordt gebruikt, en staat die als sub-processor in de verwerkersovereenkomst?
• Waar wordt de tekst fysiek verwerkt?
• Wordt hij bewaard, gelogd of gebruikt om een model te trainen?
• Draait de redactie vóór de vertaalaanroep, of erna?

Die laatste wordt het vaakst gemist. Redactie die vóór de opname plaatsvindt houdt persoonsgegevens volledig uit het vertaalpad; redactie achteraf niet, want de oorspronkelijke tekst is al verstuurd. Onze vergelijking van Europese SOP- en documentatiesoftware gaat dieper in op de hostingkant.

Veelgemaakte fouten

Alles vertalen. Vijf talen over een bibliotheek van 200 gidsen is een onderhoudsproject dat niemand afmaakt. Vertaal eerst het deel met verplichtingen: veiligheid, HR-procedures, alles met een handtekening eronder.

Geen bron van waarheid. Vijf gelijkwaardige versies worden binnen een kwartaal vijf uiteenlopende versies. Wijs één brontaal aan. Elke wijziging begint daar.

Machineoutput ongecontroleerd publiceren. Bij documenten met juridisch gewicht hoort een machinevertaling met akkoord van een moedertaalspreker. Voor een gids over wachtwoord resetten is de ruwe output prima.

Versieverschil. Een vertaling die twee releases achterloopt is erger dan geen vertaling, want mensen vertrouwen erop. Zet de bronversie en de datum op elke gelokaliseerde pagina.

Interfacelabels vertalen. "Klik op Instellingen" terwijl er Settings op de knop staat, laat mensen zoeken. Houd interfacetermen in de taal van de interface en zet het Nederlandse woord tussen haakjes.

De export vergeten. Wat uiteindelijk bij de ondernemingsraad of de arbeidsinspectie op tafel ligt is een pdf, geen link. Controleer of je export de vertaalde versie meeneemt en niet de bron.

Veelgestelde vragen

Moeten we wettelijk alle interne documentatie vertalen?

Nee. De regels richten zich op documenten die verplichtingen opleggen of die iemand nodig heeft om te werken. Architectuurnotities, verslagen en interne wiki''s vallen er meestal buiten. Twijfel je, vraag dan of je op dat document zou willen steunen in een geschil.

Is machinevertaling goed genoeg voor een SOP?

Voor de meeste operationele gidsen wel, als concept. Proceduretaal is kort, herhalend en arm aan idioom, precies waar machinevertaling sterk in is. Vakterminologie en alles met juridische gevolgen vraagt nog een menselijke controle.

We zijn Nederlands maar hebben een Vlaamse vestiging. Volstaat Nederlands?

Voor het Vlaamse gewest ja, mits het echt Nederlands is en niet alleen een Engelse tekst met een Nederlandse titel. Heb je ook een Waalse of Brusselse vestiging, dan gelden daar andere regels per gewest.

Hoe houden we vijf versies synchroon?

Kies een brontaal, hervertaal bij publicatie in plaats van op een schema, en stempel elke gelokaliseerde pagina met de bronversie waaruit hij is gegenereerd. Weet je nog niet wat er überhaupt in een procedure hoort, dan is onze uitleg over SOP versus werkinstructie een redelijk startpunt.

---

Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt: Loopyback neemt een gids één keer op, redigeert persoonsgegevens voordat ze de browser verlaten, en publiceert vanuit één bron in 10+ talen, gehost in België. Prijzen beginnen bij een gratis plan, €16 per maand voor individueel gebruik en €24 per seat voor teams.