Een klik-voor-klik handleiding bestaat vooral uit plaatjes: elf schermafbeeldingen met een rood kader om de knop die je hierna indrukt. Dat is de bedoeling, en het is ook de reden dat een collega met een schermlezer er vrijwel niets aan heeft. De alt-tekst, áls die er is, zegt elf keer "schermafbeelding".
Dat is op te lossen, en voor steeds meer Europese organisaties is het geen keuze meer. Welke regel jou bindt, hangt minder af van wát je schrijft dan van wie het leest.
Volledige openheid: wij bouwen Loopyback, een in de EU gehoste tool die zulke gidsen maakt. Wij hebben exact het probleem dat dit artikel beschrijft, en verderop zeggen we wat we níét hebben opgelost.
Welk regime raakt jouw documentatie werkelijk
| Regime | Wie het bindt | Raakt het interne SOP's? | Referentienorm |
|---|---|---|---|
| Richtlijn (EU) 2016/2102, Webtoegankelijkheidsrichtlijn | Overheidsinstanties | Ja, ook intranet en extranet, met een overgangsuitzondering | EN 301 549 |
| Richtlijn (EU) 2019/882, European Accessibility Act | Aanbieders van de genoemde producten en diensten | Niet interne documentatie; wel klantgerichte supportcontent | EN 301 549 |
| Richtlijn 2000/78/EG, artikel 5 | Elke werkgever, geen ondergrens | Ja, als individuele plicht tot doeltreffende aanpassing | Geen norm, een uitkomsttoets |
De publieke sector is het sterkste én het minst bekende geval. Artikel 1(4)(g) van de Webtoegankelijkheidsrichtlijn sluit de inhoud van extranetten en intranetten uit die vóór 23 september 2019 is gepubliceerd, "totdat dergelijke websites ingrijpend worden herzien". Omgekeerd: een intranetpagina die ná die datum is gepubliceerd of herzien, valt er wél onder. Veel organisaties zetten dit om zonder het te vertellen aan wie de werkinstructies schrijft.
In Nederland is dat het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid: artikel 2 kent dezelfde uitzondering voor "content die enkel beschikbaar is voor een gesloten gebruikersgroep", artikel 3 wijst EN 301 549 aan en artikel 4 verplicht tot een actuele toegankelijkheidsverklaring. Die staan in het openbare register op toegankelijkheidsverklaring.nl (DigiToegankelijk), leesbaar voor elke aanbesteder.
In België loopt de omzetting per overheidsniveau: Vlaanderen via het Bestuursdecreet (afdeling toegankelijkheid van websites en mobiele applicaties), Wallonië via het décret van 2 mei 2019, Brussel via de ordonnantie van 4 oktober 2018, die richtlijn 2016/2102 omzet en ook gemeenten bindt. Werk je federaal, ga dan na welke federale omzetting op jou van toepassing is.
De EAA is smaller dan de marketing eromheen suggereert. Hij geldt sinds 28 juni 2025 en dekt genoemde consumentenproducten en -diensten: e-commerce, consumentenbankieren, e-books, personenvervoer, elektronische communicatie en bepaalde hardware. Nederland voerde hem in met de Implementatiewet toegankelijkheidsvoorschriften producten en diensten. Je onboarding-SOP is geen e-commercedienst; valt je product wél onder de reikwijdte, dan hoort de helpdocumentatie bij die dienst.
De arbeidsrechtelijke plicht kent geen drempel. Artikel 5 van richtlijn 2000/78/EG verplicht werkgevers passende maatregelen te nemen zodat iemand met een handicap toegang heeft tot arbeid en erin kan doorgroeien, tenzij dat een onevenredige belasting oplevert. In Nederland is dat de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte: artikel 2 verlangt "doeltreffende aanpassingen" tenzij die "een onevenredige belasting vormen". Kan een collega de SOP niet volgen waarop iedereen wordt afgerekend, dan landt het gesprek dáár.
Wat EN 301 549 van documentatie vraagt
EN 301 549 staat bekend als "de Europese WCAG": hoofdstuk 9 vertaalt webcontent naar WCAG 2.1 niveau AA. Twee clausules gaan over documentatie, en juist die worden gemist:
- 12.1.2 vereist dat productdocumentatie beschikbaar is in een webformaat dat voldoet aan hoofdstuk 9, of in een niet-webformaat dat voldoet aan hoofdstuk 10.
- 12.2.4 legt dezelfde eis op aan documentatie die via ondersteunende diensten wordt geleverd.
Een pdf vol schermafbeeldingen voldoet aan geen van beide, tenzij het een getagde, gestructureerde pdf is. Exporteren naar pdf maakt documentatie niet toegankelijk, en repareren achteraf alleen lastiger.
Vier faalpunten van schermafbeeldinggidsen
1.1.1 Niet-tekstuele content. Elke schermafbeelding heeft een tekstalternatief nodig dat dezelfde informatie overbrengt. "Schermafbeelding van de instellingenpagina" is een bestandsnaam, geen alternatief. Schrijf de staptekst zo dat de afbeelding hem bevéstigt in plaats van draagt; markeer decoratieve beelden als decoratief.
1.4.5 Afbeeldingen van tekst. Een gids die het veldlabel alleen ín de afbeelding zet, zakt hier. Staat er in de staptekst "klik op Opslaan", dan is de afbeelding illustratie.
1.4.3 Contrast. De annotatiekleur is de klassieke valkuil. Een dun lichtrood kader op een lichtgrijze interface is voor veel mensen onzichtbaar en verdwijnt in grijstinten. Combineer kleur met een vorm of een stapnummer.
1.3.1 en 2.4.6, structuur en koppen. Genummerde stappen moeten echte geordende-lijstopmaak zijn, geen vetgedrukte alinea's met er handmatig een cijfer voor. De goedkoopste ingreep, en de meest overgeslagen.
Alt-tekst schrijven dwingt de staptekst om op zichzelf te staan, en dat maakt de gids voor iedereen beter: vertaalbaar, doorzoekbaar, leesbaar op een telefoon. Maak je al meertalige SOP's, dan is de helft gedaan.
Waar toegankelijkheid en de AVG dezelfde kant op duwen
Goede alt-tekst beschrijft de functie van het scherm, niet de inhoud. "De gebruikerslijst, met rechtsboven de knop Uitnodigen" is betere alt-tekst én minder persoonsgegevens dan de elf namen in die tabel oplezen: het voldoet aan WCAG 1.1.1 en aan de dataminimalisatie van artikel 5(1)(c) AVG. Maak toegankelijkheid daarna een eigenschap van het sjabloon in plaats van iets dat je per document najaagt: zie gedocumenteerde informatie in ISO 9001.
Wat Loopyback wel en niet doet
Wij genereren de staptekst uit de opgenomen handelingen, zodat elke stap een echte tekstlaag heeft, en de HTML- en Markdown-export houdt stappen als geordende-lijstopmaak. Gegevens onleesbaar maken gebeurt in de browser, vóór het uploaden. Prijzen in euro's: gratis plan, €16 per maand persoonlijk, €24 per seat voor teams.
Wat we niet doen: wij genereren geen alt-tekst van WCAG-kwaliteit, en we beweren dat ook niet. Onze automatische beschrijvingen zijn afgeleid van het element waarop je klikte: een redelijk startpunt, geen conformiteitsverklaring. Onze pdf-export is geen getagde toegankelijke pdf. Heb je een verklaring nodig onder artikel 7, dan is de HTML-uitvoer vandaag de verdedigbare route. Test dat zelf.
Veelgemaakte fouten
Een overlay-widget kopen in plaats van de content repareren. Een overlay kan geen alt-tekst verzinnen voor een schermafbeelding die hij nooit heeft gezien; meerdere Europese instanties tonen zich sceptisch over overlayclaims.
De intranet-homepage auditen en niet de documenten die eraan hangen. De navigatie slaagt, de gidsen zakken, en het zijn de gidsen die mensen nodig hebben.
De toegankelijkheidsverklaring als eindproduct zien. Artikel 7 verlangt dat de verklaring de niet-toegankelijke content beschrijft en in feedback voorziet; een eerlijke verklaring met verbeterplan is meer waard dan een optimistische.
Pdf als veilig archiefformaat beschouwen. Houd de bron in HTML of Markdown en genereer de pdf daaruit.
Wachten op een klacht. De plicht tot doeltreffende aanpassing is reactief van opzet, maar documentatie die alleen werkt voor ziende muisgebruikers is een bestendige toestand, geen incident.
Veelgestelde vragen
Wij zijn een privaat bedrijf. Bindt hier iets onze interne SOP's?
De Webtoegankelijkheidsrichtlijn niet, de EAA vrijwel zeker niet. Artikel 5 van richtlijn 2000/78/EG wel, op individuele basis; in Nederland via de Wgbh/cz. Publieke opdrachtgevers geven toegankelijkheidseisen bovendien door via aanbestedingen, dus de eis komt ook via contracten binnen.
Is het doel WCAG 2.1 AA of 2.2?
EN 301 549 is de referentie in EU-recht en koppelt hoofdstuk 9 aan WCAG 2.1 niveau AA. WCAG 2.2 voegt criteria toe die verstandig zijn om nu al over te nemen, maar conformiteit wordt getoetst aan de geharmoniseerde norm. Controleer wat jouw omzetting aanwijst voordat je iets belooft.
Hoe pakken we honderden bestaande gidsen aan?
Niet alfabetisch. Rangschik op gebruik en gevolg: de veiligheidsinstructie en de tien meest geopende gidsen eerst. Repareer daarna het sjabloon, zodat nieuwe gidsen compliant beginnen.
Telt automatisch gegenereerde alt-tekst mee?
Als concept. Een beschrijving afgeleid van een klikdoel weet niet welke informatie de afbeelding in déze context moet overbrengen. Behandel het als een invulling die een mens bevestigt, nooit als conformiteitsclaim.
Oprichter van Loopyback
Daan is de oprichter van Loopyback, een Belgische tool die workflows omzet in stapsgewijze gidsen. Hij schrijft over documentatie, SOP's en kennis uit hoofden halen.